توطئة

في الثالث والعشرين من شهر سبتمبر 2001م أصدر مجلس الوزراء الموقر قراره رقم (467) لسنة 2001م والخاص بتنظيم اختصاصات المكاتب التنفيذية بالوزارات الاتحادية وقضى ذلك القرار في الفقرة (1) بأن ( ينشئ في كل وزارة من الوزارات الاتحادية مكتب تنفيذي وزارى موحد ..... الخ)

تعريف

المكتب التنفيذي الوزاري ( الموحد ) هو الإدارة المسئولة عن تنظيم وتنسيق العمل بين مكتب الوزير ومكتب وزير الدولة ومكتب الوكيل في رئاسات الوزارات الاتحادية بهدف ضمان الاستقرار وتجويد العمل في الوزارات الاتحادية والمحافظة على مستندات الدولة والمكاتبات السرية . وتتبع هذه الإدارة بنص القرار المذكور أعلاه لوكيل الوزارة أو الأمين العام
تكوين

يتكون المكتب التنفيذي الوزاري من مكاتب السكرتارية الثلاث
سكرتارية مكتب الوزير*
سكرتارية مكتب وزير الدولة*
سكرتارية مكتب الوكيل*
وعلى رأس كل سكرتارية( مدير مكتب )
هذا بالإضافة إلى المكاتب المساعدة التى تتمثل في
الجهاز الكتابي*
المتابعة*
العلاقات العامة *
الإعلام*
الأرشيف*
الثلاثة الأخيرة يتم الانتداب لها من الإدارات المختصة من الوزارة
الأهداف
توفير وتنسيق وقت القيادة العليا وتنظيم مواعيد اللقاءات والتحكم في المقابلات المباشرة وغير المباشرة*
تسهيل وتنمية العلاقات الأفقية والرأسية ( الداخلية والخارجية) *
تطوير العمل واستقراره داخل المكتب*
تعضيد وربط النسيج الإداري والوظيفي داخل الوزارة والمكاتب المثيلة بالوزارات الأخرى*
بناء القدرات بتدريب العاملين فيه ودعم المكتب بالكفاءات*
إعادة تأثيث المكاتب والإشراف المستمر للحفاظ على أصولها الثابتة والمتحركة*
تطوير عمل العلاقات العامة وتحديث الأساليب ( الكوادر ، المعينات)*
تأمين المكتب وممتلكاته والحفاظ على أسراره*
المشاركة في وضع الميزانية والمعينات العامة*
تجديد ملفات الوزارة وإعادة ترتيبها وتجويد البريد الإلكتروني*
مهام واختصاصات المكتب التنفيذى الوزارى

الإشراف على مكتب الوزير و مكتب وزير الدولة ومكتب وكيل الوزارة*
الإشراف على مهمة التنسيق بين الوزارة والوزارات الأخرى*
التنسيق بين رئاسة الوزارة وبقية الوحدات التابعة*
الإشراف على إدارة الوقت لدى قيادة الوزارة وتنسيق برامجها*
المجالس الاستشارية ( توقيتها ، جداول أعمالها ، مستنداتها ، لوائح عملها ومتابعة فحواها*
القيام بعملية أرشفة كاملة لكل مستندات المكتب الوزارى*
تحسين الخدمات داخل المكتب الوزارى*
أقسام المكتب

يتكون المكتب كما سبق أن أسلفنا من قسمين رئيسين هما
مكاتب السكرتارية ويضم

مكتب الوزير*
مكتب وزير الدولة*
مكتب الوكيل*